A incapacidade de delegar é um dos principais gargalos para o crescimento de pequenos negócios. Segundo o SEBRAE (2022), muitos empreendedores brasileiros dedicam parte significativa de seu tempo a tarefas operacionais que não contribuem diretamente para o crescimento da empresa. Isso resulta em longas jornadas de trabalho, com pouco tempo dedicado a atividades estratégicas.

A terceirização estratégica surge como solução para esse dilema. Com a delegação adequada de funções, os empreendedores podem focar no que realmente importa para o crescimento do negócio.

Como identificar o que terceirizar

Para identificar quais tarefas são ideais para terceirização, considere três categorias principais:

Tarefas Repetitivas: Aquelas que seguem o mesmo padrão e consomem tempo regularmente

• Exemplos: entrada de dados, controle de estoque, agendamentos

Tarefas Operacionais: Necessárias para manter o negócio funcionando, mas não relacionadas à atividade-fim

• Exemplos: faturamento, folha de pagamento, suporte técnico básico

Tarefas Técnicas Específicas: Exigem especialização que não faz parte do seu core business

• Exemplos: design gráfico, programação, contabilidade

Ao identificar e delegar estas tarefas, o empreendedor pode recuperar horas valiosas que podem ser redirecionadas para atividades estratégicas.

5 Áreas com melhor retorno na terceirização para pequenos negócios

1. Contabilidade e Finanças

O SEBRAE (2022) indica que a terceirização contábil é uma das mais comuns e benéficas para pequenas empresas.

O que terceirizar:

• Escrituração fiscal e contábil
• Gestão de impostos e obrigações acessórias
• Relatórios financeiros periódicos

Benefícios: Acesso a conhecimento especializado, redução de erros fiscais e mais tempo para focar no negócio.

2. Marketing Digital e Criação de Conteúdo

A terceirização de marketing permite acesso a profissionais especializados sem o custo de uma equipe interna completa.

O que terceirizar:

• Gestão de redes sociais
• Produção de conteúdo regular
• Email marketing e automações básicas

Benefícios: Consistência na comunicação, acesso a múltiplas competências (design, redação, análise de dados) e estratégias atualizadas.

3. Tecnologia e Desenvolvimento

O modelo de desenvolvimento terceirizado permite acesso a talentos de alto nível sem custos proibitivos.

O que terceirizar:

• Desenvolvimento de sites e aplicativos
• Suporte técnico e segurança de TI
• Implementação de sistemas empresariais

Benefícios: Acesso a especialistas, redução de custos com infraestrutura e atualização tecnológica constante.

4. Atendimento ao Cliente

A terceirização do atendimento pode melhorar a experiência do cliente enquanto libera a equipe interna.

O que terceirizar:

• Atendimento de primeiro nível
• Gestão de reclamações e dúvidas frequentes
• Chat online e monitoramento de redes sociais

Benefícios: Atendimento profissionalizado, ampliação de horários de disponibilidade e escalabilidade.

5. Recursos Humanos e Departamento Pessoal

Processos de RH consomem tempo significativo e podem ser eficientemente terceirizados.

O que terceirizar:

• Recrutamento e seleção
• Folha de pagamento e benefícios
• Treinamentos padronizados

Benefícios: Redução de riscos trabalhistas, processos de contratação mais eficientes e gestão profissional de benefícios.

Como implementar um processo de terceirização eficaz

Para garantir o sucesso na terceirização, o SEBRAE (2022) recomenda um método estruturado:

1. Mapeamento de Processos

Documente detalhadamente como a atividade é realizada hoje, incluindo:

• Tempo dedicado (horas/semana)
• Resultados esperados
• Pontos de controle críticos

É fundamental entender completamente um processo antes de terceirizá-lo.

2. Seleção Baseada em Evidências

Substitua recomendações genéricas por processo estruturado:

• Solicite cases específicos no seu segmento
• Realize testes práticos com projetos-piloto
• Colete referências verificáveis de clientes similares à sua empresa

Empresas que seguem um protocolo estruturado de seleção têm menos chances de precisar substituir fornecedores nos primeiros meses.

3. Contratos Objetivos

O SEBRAE (2022) destaca que muitos problemas em terceirizações derivam de contratos imprecisos. Elementos essenciais:

• Entregáveis claramente definidos
• Métricas quantificáveis de desempenho
• Processo definido para escalar problemas

• Política clara de término e transição

  4. Gestão por Resultados

Estabeleça modelo de acompanhamento que não exija microgerenciamento:

• Reuniões periódicas focadas em resultados, não em atividades
• Dashboards compartilhados para acompanhamento em tempo real
• Revisões trimestrais de desempenho

A terceirização falha quando o empresário continua gastando o mesmo tempo gerenciando o terceirizado que gastaria fazendo a atividade.

Erros críticos a evitar

Especialistas em gestão empresarial identificam os principais fatores que levam a terceirizações malsucedidas:

Terceirizar atividades estratégicas

Atividades que definem a essência do seu negócio ou que representam vantagem competitiva raramente devem ser terceirizadas.

Selecionar apenas por preço

Empresas que escolhem fornecedores exclusivamente pelo menor orçamento frequentemente enfrentam problemas de qualidade e acabam precisando fazer substituições em curto prazo.

Não realizar transição estruturada

A falta de processo formal de transferência de conhecimento é um importante fator de falha na terceirização.

Ausência de métricas claras

Contratos sem indicadores específicos de desempenho resultam em insatisfação de ambos os lados e frequentes mudanças de fornecedores.

Por onde começar: a estratégia dos pequenos passos

O SEBRAE (2022) recomenda uma abordagem gradual para empresas sem experiência em terceirização:

Fase 1 - Projeto Piloto (1-3 meses)

• Escolha uma única área não crítica para teste
• Estabeleça métricas claras de sucesso

• Documente minuciosamente aprendizados

  Fase 2 - Expansão Controlada (3-6 meses)

• Adicione segunda área de terceirização

• Refine processos com base nas lições da fase 1

• Desenvolva sistema padronizado de gestão de terceiros

  Fase 3 - Integração Estratégica (6+ meses)

• Crie plano de terceirização alinhado aos objetivos de crescimento

• Integre fornecedores aos sistemas e cultura da empresa
• Foque esforços internos exclusivamente em atividades estratégicas

"Comece pequeno, aprenda rápido, escale com confiança" é uma abordagem recomendada para implementação de terceirizações bem-sucedidas.

Conclusão: terceirizar para crescer

A terceirização inteligente não é apenas uma tática para reduzir custos, mas uma estratégia essencial para o crescimento. Ao delegar adequadamente áreas não essenciais, os empreendedores podem dedicar mais tempo e energia ao que realmente diferencia seu negócio no mercado.

A verdadeira vantagem competitiva não está em tentar dominar todas as áreas do negócio, mas em focar obsessivamente naquilo que gera valor único para seus clientes, delegando todo o resto para especialistas.

Referências:

• SEBRAE. (2022). "Terceirização: uma alternativa para o seu negócio crescer".
• CHIAVENATO, Idalberto. (2020). "Empreendedorismo: Dando asas ao espírito empreendedor". 5ª ed. São Paulo: Atlas.
• DORNELAS, José Carlos Assis. (2021). "Empreendedorismo: Transformando ideias em negócios". 8ª ed. São Paulo: Empreende.